Cách Làm Tròn Số Trong Excel Đơn Giản

Chắc hẳn ai cũng biết và đã từng sử dụng phần mềm excel rồi phải không nào? có thể nói đây là phần mềm được sử dụng rất nhiều hiện nay trong công việc, đặc biệt là đối với những ai làm văn phòng nói chung và nhân viên tiếng trung làm việc trong văn phòng nói riêng. Trong quá trình sử dụng phần mềm để tính toán với các con số, thường bạn sẽ nhận được kết quả với những con số thập phân dài ngoằn và không đều nhau, để có thể làm tròn những con số này thì ngoài các hàm ROUND vẫn còn rất nhiều hàm và cách khác để có thể làm tròn số trong Excel rất dễ dàng. Bài viết sau đây sẽ giúp các bạn biết được cách làm tròn số trong excel đơn giản và hiệu quả nhất.

Cách định dạng dữ liệu số trong excel và cách làm tròn số trong excel

Để có thể làm tròn số trong excel chúng ta sẽ lấy ví dụ số ở đây chính là đơn vị tiền tệ để dễ hình dung nhé. Tiền về bản chất là 1 con số. Con số này sẽ được định dạng trong Excel với nhiều cách như: dạng Number, dạng Accounting, dạng Currency.

cách làm tròn số trong excel
cách làm tròn số trong excel

Việc định dạng dữ liệu rất quan trọng bởi nó có thể giúp bạn nhận được dạng dữ liệu một cách chính xác và dễ dàng sử dụng với các công cụ xử lý phù hợp nhất.

Những hàm làm tròn số trong Excel đều yêu cầu đối tượng làm tròn là 1 con số (dạng dữ liệu Number). Về bản chất các loại định dạng Number, Accounting, Currency đều là những dữ liệu dạng số. Do đó bạn có thể sử dụng trực tiếp các con số này để làm tròn.

Nguyên tắc cách làm tròn số trong excel là:

  • Phần được làm tròn (số lớn nhất trong phần xét làm tròn) nhỏ hơn 5 thì sẽ làm tròn xuống. Ví dụ phần được làm tròn là 1 chữ số sau dấu ngăn phần thập phân thì so với 0.5, phần được làm tròn sẽ là 2 chữ số sau dấu ngăn phần thập phân thì so với 0.05
  • Phần được làm tròn (số lớn nhất trong phần xét làm tròn) lớn hơn hoặc bằng 5 thì làm tròn lên.
  • Một số hàm làm tròn (hàm ROUND) cho phép bạn làm tròn tới phần bên trái dấu ngăn phần thập phân (làm tròn hàng đơn vị, hàng chục, hàng trăm, hàng nghìn…) với tham số xét phần làm tròn là số âm.

Do đó trước khi làm tròn số trên Excel thì các bạn cần phải xác định một cách chính xác 2 yếu tố:

  • Dữ liệu đã định dạng đúng chưa? Loại dữ liệu có đúng là loại Number không?
  • Làm tròn tới đâu? Từ đây có thể xác định dùng hàm nào thì phù hợp nhất

Cách làm tròn trong excel tới phần nghìn

Yêu cầu làm tròn tới phần nghìn là một yêu cầu thường gặp khi làm trong kế toán. Nội dung này được mô tả như sau:

  • Nếu số tiền lẻ dưới 500 đồng thì sẽ làm tròn xuống 0.
  • Nếu số tiền lẻ từ 500 đồng trở lên thì sẽ làm tròn lên thêm 1000 đồng.

Hàm để làm tròn ở đây chính là hàm ROUND

Cấu trúc của hàm ROUND:

=ROUND(number, num_ditgits)

Trong đó:

  • Number: Số tiền được làm tròn, cần xét làm tròn
  • Num_ditgits: Phần được làm tròn. Trong yêu cầu này làm tròn tới phần nghìn, tức 3 số 0 bên trái dấu ngăn phần thập phân, nên tham số num_ditgits ở đây sẽ dùng với số âm, cụ thể là -3.

Áp dụng hàm ROUND với num_digits = -3 vào ví dụ trên chúng ta có:

Làm tròn tới phần nghìn

  • Số thứ 1 là 14,483,940 được làm tròn phần 940 thành 1000 ra kết quả là 14,484,000
  • Số thứ 2 là 22443 được làm tròn phần 443 thành 0 ra kết quả là 22000
  • Số thứ 3 là 169,722.00 được làm tròn phần 722.00 thành 1000.00 ra kết quả là 170,000.00

Việc làm tròn này thường áp dụng với số tiền lớn (hàng trăm triệu, hàng tỉ) khi đó phần làm tròn chỉ có thể mang giá trị rất nhỏ nên sẽ ít ảnh hưởng tới việc tính toán trong kế toán.

Cách làm tròn trong excel hết phần thập phân (tới 0)

Vì trong thực tế số tiền không có nhỏ hơn 0 nên bạn gần như là bắt buộc phải làm tròn hết phần thập phân khi tính toán với số tiền trong Excel. Quy tắc làm tròn hết phần thập phân sẽ được mô tả như sau:

  • Nếu phần xét làm tròn nhỏ hơn 0,5 thì sẽ được làm tròn xuống bằng 0
  • Nếu phần xét làm tròn từ 0,5 trở đi (lớn hơn hoặc bằng 0,5) thì sẽ được làm tròn lên 1

Vẫn sử dụng hàm ROUND để làm tròn trong trường hợp này, cách viết như sau:

=ROUND(number,0)

Trong đó number là số cần làm tròn.

Một số ví dụ về việc làm tròn hết phần thập phân trên Excel như sau:

Làm tròn hết phần thập phân

Trong hình trên chúng ta có thể thấy toàn bộ phần thập phân đã được làm tròn hết:

  • Số thứ 1 với phần thập phân là 0.1 được làm tròn về 0
  • Số thứ 2 với phần thập phân 0.589 được làm tròn thêm 1 để từ 78420 thành 78421

Những lưu ý khi làm tròn tiền trong kế toán

Việc làm tròn số tiền trong những công việc như kế toán nội bộ như bán hàng, quỹ, công nợ… thì có thể được làm tròn theo quy định của công ty, doanh nghiệp.

Trong hóa đơn hoặc liên quan tới tiền thuế, trên số sách kế toán như báo cáo tài chính cuối năm thì phải hết sức lưu ý việc làm tròn này. Việc làm tròn này phải tuân theo quy định của nhà nước và phải đảm bảo được nguyên tắc làm tròn (thường làm tròn tới 0 để tránh phần thập phân) nhưng tổng số tiền phải khớp so với chứng từ (với hóa đơn VAT thì phần tiền trước thuế + tiền thuế phải bằng tổng số tiền phải thanh toán. Nếu phần nào làm tròn lên / xuống thì phần kia phải làm tròn ngược lại để đảm bảo nguyên tắc bù trừ)

Xem Thêm:

Kết luận

Trên đây là các cách làm tròn số trong excel, với những trường hợp làm tròn số khác nhau. Tùy theo mục đích và nội dung yêu cầu làm tròn số theo kiểu nào trong bảng số liệu mà bạn lựa chọn hàm làm tròn số cho phù hợp. Hy vọng qua bài viết này sẽ hữu ích đối với bạn. Chúc các bạn thành công.