Bạn muốn thực hiện tất cả những mong muốn, dự định của mình thì bạn phải có lượng thời gian nhất định. Và muốn sử dụng thời gian hợp lý thì bạn phải có những bản kế hoạch làm việc hiệu quả. Một bản kế hoạch sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với thời gian phù hợp mà bạn sở hữu. Sau đây việc làm tiếng trung tại hà nội chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu những kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả nhất. Cùng theo dõi trong bài viết này nhé!
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Hoạch định là một quá trình ấn định ra những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện được mục tiêu đó.
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
- Xác định mục tiêu yêu cầu của công việc (Why)
Để lập ra kế hoạch cho công việc của bạn hiệu quả và thành công, điều đầu tiên bạn cần phải quan tâm là:
– Lý do bạn cần phải làm công việc này?
– Nó có ý nghĩa như thế nào đối với công ty, tổ chức của bạn?
– Nếu bạn không thực hiện chúng thì hậu quả gì sẽ xảy ra?
Đây là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn xem xét đó là why của nội dung trên.
Trước khi bắt đầu thực hiện một công việc, việc đầu tiên là bạn phải hiểu về nó, xác định trước những yêu cầu và mục tiêu bạn muốn hướng đến để đánh giá công việc tốt nhất.
- Xác định nội dung công việc (What)
Tiêu chí lập kế hoạch tiếp theo là What.
1W = What? Cần tìm hiểu nội dung công việc đó là gì?
Hãy chỉ ra các bước thực hiện công việc bạn được giao.
Bạn cần lưu ý rằng bước sau chính là khách hàng của bước công việc trước.
- Xác định tiêu chí 3W
Where: Ở đâu, có thể gồm những câu hỏi sau:
– Công việc đó được thực hiện ở đâu?
– Giao hàng ở địa điểm nào?
– Kiểm tra tại bộ phận nào?
– Testing những công đoạn nào?
When: Công việc đó được thực hiện khi nào, giao khi nào, kết thúc khi nào,…
– Để xác định được thời hạn công việc phải làm, bạn phải biết được mức độ khẩn cấp và quan trọng của từng công việc đó. Sau đây là 4 loại công việc khác nhau:
- Công việc quan trọng và khẩn cấp
- Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
- Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp
Đương nhiên là bạn phải thực hiện công việc vừa quan trọng và khẩn cấp trước.
Who: Ai, bao gồm những câu hỏi:
– Ai làm công việc đó?
– Ai là người kiểm tra?
– Ai hỗ trợ?
– Ai chịu trách nhiệm?
- Xác định phương pháp 1H
H: How là như thế nào? Bao gồm những câu hỏi:
– Tài liệu hướng dẫn thực hiện công việc là gì?
– Tiêu chuẩn là gì?
– Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
- Xác định phương pháp kiểm soát (Control)
Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:
– Công việc đó có những đặc tính gì?
– Làm thế nào để đo lường được đặc tính đó?
– Đo lường bằng những máy móc, dụng cụ gì?
– Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
- Xác định phương pháp kiểm tra (Check)
Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến những nội dung sau đây:
– Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường có bao nhiêu công việc thì số lượng các bước phải kiểm tra cũng tương tự.
– Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó được thực hiện 1 lần hay thường xuyên.
– Ai là người tiến hành kiểm tra?
– Những điểm kiểm tra nào là quan trọng?
– Trong doanh nghiệp không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả những công đoạn đó, do đó chúng ta chỉ nên tiến hành kiểm tra những điểm quan trọng nhất.
– Điểm kiểm tra trọng yếu phải tuân theo nguyên tắc pareto (20/80), Nghĩa là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng lại chiếm đến 80% khối lượng sai sót.
- Xác định nguồn lực (5M)
Có những kế hoạch chỉ chú trọng đến công việc nhưng không chú trọng đến nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo được cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực gồm có những yếu tố:
– Man = Nguồn nhân lực
– Money = Tiền bạc
– Machine = Máy móc, công nghệ
– Material = Nguyên vật liệu/ hệ thống cung ứng
– Method = Phương pháp làm việc
* Man, gồm những nội dung:
– Những ai sẽ thực hiện công việc đó, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
– Ai là người hỗ trợ?
– Ai là người kiểm tra?
– Nếu như cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
* Material, gồm các yếu tố sau:
– Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu.
– Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
– Xác định phương pháp giao hàng.
– Thời gian giao hàng.
Kỹ năng xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả
Bước 1: Lên danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần, tháng, năm
Bước đầu tiên này mang tính quyết định sự thành công hay thất bại của bạn kế hoạch đề ra. Việc lên danh sách công việc cần làm sẽ giúp cho bạn có được cái nhìn tổng quát nhất về số lượng cũng như trình tự thời gian thực hiện công việc. Ở bước này bạn cần phải suy nghĩ thật kỹ và ghi chép, lập ra kế hoạch cho công việc theo ngày, tuần hoặc tháng, năm. Các công việc phải được ghi rõ ràng, cụ thể thì sự chủ động trong công việc sau này sẽ càng dễ dàng bấy nhiêu.
Bước 2: Thiết lập các mục tiêu tương ứng
Sau khi đã lên danh sách các công việc,thì bạn phải thiết lập những mục tiêu phù hợp với công việc đó. Mục tiêu này có thể là về thời gian, kết quả mong muốn đạt được.
Bước 3: Sắp xếp thứ tự các công việc
Ở bước này bạn nên cân nhắc, sắp xếp những công việc đã được liệt kê ở trên theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành. Việc sắp xếp này sẽ giúp bạn loại bỏ được những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực khác mà vẫn đạt được những mục tiêu đề ra.
Bước 4: Tập trung làm việc
Dù làm bất cứ công việc nào bạn cũng nên tập trung vào công việc đó. Sự tập trung này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.
Bước 5: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và những dự trù của chúng ta. Do đó đây là lý do chúng ta dễ lúng túng với công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc phát sinh bất ngờ và sắp xếp cho kịp thời gian để giải quyết chúng.
Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch
Để biết được bản thân làm được đến đâu và được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu đề ra, liệu bạn có hoàn thành đúng mục tiêu không, thì bạn phải xem xét liên tục, đối chiếu giữa mục tiêu và thành quả của mình.
Bước 7: Tự tạo động lực cho bản thân
Đừng bao giờ mong muốn và trông chờ người khác khen thưởng bạn, mà hãy tự khen thưởng cho bản thân khi hoàn thành công việc, mục tiêu nào đó. Tự tạo động lực cho bản thân, tự khen thưởng để tiếp tục thực hiện các mục tiêu còn lại của bản thân, để cổ vũ tinh thần và ý chí làm việc của bản thân.
Xem Thêm:
Kết luận
Trên đây là những chia sẻ về kỹ năng lập kế hoạch mà dịch vụ fast winner gửi đến các bạn tham khảo. Một kế hoạch được chuẩn bị kỹ lưỡng, cập nhật và chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp bạn có thể đánh giá chính xác được chất lượng của các công việc theo từng giai đoạn. Vì vậy, rèn luyện kỹ năng văn phòng nói chung và kỹ năng lập kế hoạch nói riêng sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức và giải quyết được công việc một cách hợp lý nhất. Chúc các bạn thành công.
