Mỗi chúng ta đều có 24h mỗi ngày nhưng mỗi người sẽ có những cách sử dụng 24h đó khác nhau. Áp lực công việc ngày càng căng thẳng, phức tạp, đòi hỏi chúng ta phải cố gắng để vượt qua được. Vậy bạn đã sử dụng thời gian hợp lý hay chưa. Bạn làm thế nào để có kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả. Bài viết dưới đây việc làm tiếng trung tại tphcm sẽ đưa ra những kỹ năng đó cho các bạn tham khảo.
Những kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả cho mọi người
Mỗi người chúng ta đều có kỹ năng quản lý thời gian khác nhau, không ai giống ai cả. Nhưng đích đến mà mọi người đều hướng tới đó là có được hiệu quả, chất lượng cao trong công việc. Tuy nhiên dù việc quản lý thời gian như thế nào thì bạn cũng nên đáp ứng được yêu cầu căn bản dưới đây để có thể làm chủ được thời gian một cách hiệu quả nhất.
Cách quản lý công việc hàng ngày – Lên danh sách các công việc cần thực hiện
Dù bạn là người có trí nhớ tốt hay là người thông minh đến đâu thì cũng không thể nhớ hết những danh sách công việc cần thực hiện trong ngày. Vì vậy kỹ năng đầu tiên để quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả chính là việc lên danh sách công việc trước khi thực hiện. Hoặc bạn có thể ghi chép vào cuốn sổ tay để không quyên đi những công việc trong kế hoạch bạn định làm để đến khi bạn không thể nhớ được những gì chuẩn bị làm tiếp theo thì còn có cái để nhắc nhở bạn công việc cần làm.
Sắp xếp mức độ ưu tiên công việc khi quản lý thời gian
Một yếu tố quan trọng khi quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu qảu đó chính là sắp xếp và lên danh sách mức độ công việc quan trọng cần ưu tiên thực hiện trước hoặc là những công việc không quan trọng làm sau. Để từ đó rèn luyện khả năng lập luận tư duy trong công việc của bạn được thực hiện hiệu quả hơn như là sử dụng hệ thống sắp xếp thứ tự theo ưu tiên được diễn giải trong các khóa học về quản lý thời gian.
Học cách từ chối công việc không nằm trong khả năng
Hầu hết chúng ta ai cũng có xu hướng đánh giá cao những gì mà bản thân có thể làm được. Nhưng bạn quên rằng mình sẽ làm việc kém hiệu quả hơn bản thân thấy mệt mỏi, buộc phải dừng việc lại hoặc gặp vấn đề khi đang làm lở dỡ, hay là làm sao nhãng đi thời gian làm việc của bản thân.
Bạn hãy đưa ra ước tính ban đầu về thời gian thực hiện nhiệm vụ nào đó rồi sau đó tăng lên ít nhất 25% để tiến hành và xem diễn biến mọi chuyện như nào để điều chỉnh cho phù hợp.
Hạn chế gián đoạn
Hạn chế sự gián đoạn trong công việc chính là chìa khóa quan trọng để bạn hoàn thành công việc. Việc này sẽ khó khăn cho những bà mẹ bỉm sữa. nếu bạn ở văn phòng làm việc, bạn sẽ bị gián đoạn bởi đồng nghiệp muốn trò chuyện cùng bạn hoặc muốn hỏi bạn điều gì đó.
Tin nhắn, email có thể liên tục ping ping trên điện thoại bạn. Và tất nhiên điều này hoàn toàn không thể tránh được nhưng bạn cũng có thể làm được một số việc để hạn chế bớt. Ví dụ như bạn có thể đeo tai nghe, đóng cửa văn phòng (nếu được) tắt thông báo trên điện thoại và máy tính. Nếu như bạn không làm việc ở nhà được thì hãy đến thư viện hay chỗ nào bạn cảm thấy yên tĩnh.
Nói không với những cam kết không phục vụ cho mục tiêu của bạn
Đa phần chúng ta đều có xu hướng nói “Có” hơn là “Không” đối với những người bạn tin tưởng hay quan tâm khi họ cần giúp đỡ. Nhưng việc ưu tiên các mục tiêu quan trọng thì có nghĩa là bạn sẽ bỏ qua một vài thứ bạn muốn.
Việc đặt ra ranh giới với những người khác là phần quan trọng trong việc đối phó với căng thẳng. Nhà quản lý thường giao việc nhiều hơn cho những người xung phong bởi điều này dễ hơn nhiều so với việc phải thuyết phục những người chẳng đóng góp bao giờ.
Do đó trước khi cam kết thì hãy nghĩ đến vị trí nhiệm vụ hoặc là vai trò trong danh sách ưu tiên của bạn và chỉ nên nói “Có” nếu như việc đó nằm trong vùng ưu tiên của bạn.
Tích cực rèn luyện bản thân hơn
Dù bạn là người giỏi đến mấy thì cũng không phủ định được là bạn cũng có những mặt yếu kém. Do đó để quản lý thời gian, tổ chức công việc hiệu quả thì bạn không ngừng nâng cao để rèn luyện bản thân ví dụ như tích cực tham gia hoạt động ngoại khóa, tham gia các lớp kỹ năng mềm hay là đọc sách. Những điều này sẽ tăng khả năng quản lý thời gian, tổ chức công việc một cách khoa học hơn, giúp bạn nâng cao sự nghiệp hơn và có hướng đi đáng tin cậy nhất để trở thành một người thành đạt trong tương lai.
Quản lý tiến độ công việc bằng excel
Một bản theo dõi và văn bản báo cáo tiến độ công việc sẽ giúp bạn có thêm những kỹ năng làm việc hiệu quả và được những người quản lý hay đối tác đánh giá cao, có trách nhiệm với công việc, còn bảng theo dõi thường sẽ được tạo trên Excel để dễ dàng trong việc quản lý, tính toán và cập nhật.
Yêu cầu khi lập bảng quản lý tiến độ công việc bằng excel
Khi bạn tạo bảng kế hoạch thì bạn cần theo dõi tiến độ công việc, theo sát nội dung đã đặt ra trong kế hoạch để điều chỉnh được dễ dàng nếu như cần thiết. thông tin cần có của một bảng theo dõi tiến độ cần có tên dự án, các công việc đã và đang thực hiện cũng như những việc chờ xử lý, chi tiết người thực hiện thời gian và đánh giá.
Một mẫu theo dõi tiến độ công việc thường có các đầu việc quan trọng được liệt kê, người thực hiện và thời gian thực hiện cho từng công việc, tiến độ đạt bao nhiêu % sau khi kết thúc dự án hoặc chiến dịch bạn có thể lựa chọn vào bảng quản lý để xếp loại, đánh giá nhân viên.
Người quản lý hay khách hàng của bạn nhìn vào bảng theo dõi tiến độ công việc sẽ dễ dàng thấy được tiến độ hoàn thành dự án ở mức nào.
Xem Thêm
Kết luận
Trên đây là những thông tin về kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng rằng bài viết này đã đem tới cho bạn những kiến thức có ích trong việc cải thiện kỹ năng mềm để thành công trong cuộc sống. Cảm ơn bạn đã dành thời gian để theo dõi bài viết và mong rằng bạn sẽ tiếp tục đồng hành cùng Fast Winner ở những bài viết tiếp theo!
