Ít ai biết được rằng nghề tổ chức sự kiện nghe có vẻ rất gì và này nọ nhưng đằng sau góc khuất của sự hào nhoáng đó là một nghề ẩn chứa nhiều rủi ro sai sót xảy ra bất cứ lúc nào. Do đó cần phải rèn luyện kỹ năng tổ chức sự kiện (event) thường xuyên là điều cần thiết cho những ai làm bên tổ chức sự kiện. Hãy cùng công ty dịch vụ fast winner tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!.
Kỹ năng tổ chức sự kiện là gì ?
Tổ chức sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một sự kiện diễn ra từ khi bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi sự kiện được kết thúc.
Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực về xã hội, kinh doanh, thương mại, thể thao, giải trí,… thông qua hình thức như hội nghị, hội thảo, họp báo, lễ hội, triển lãm,… nhằm mục đích tuyên truyền những thông điệp mà người làm sự kiện muốn gửi đến công chúng.
Những nước phát triển xem việc tổ chức sự kiện như là một ngành nghề đặc thù. Do đó nên họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối chặt chẽ và đầy đủ. Và tổ chức sự kiện gồm các lĩnh vực khá rộng rãi như:
– Corporate events: Là sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như các ngày thành lập, lễ kỷ niệm, hội nghị, hội thảo,…
– Bussiness event: Là các sự kiện liên quan đến các lĩnh vực về kinh doanh.
– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ từ thiện
– Trade Fairs: Là tổ chức các hội chợ thương mại
– Exhibitions: Các hoạt động triển lãm
– Concerts/ live peformangces: Các buổi biểu diễn trực tiếp, các đem hòa nhạc,…
– Entertainment events: Các sự kiện mang tính giải trí.
– Festive events: Các lễ hội, festive, liên hoan,…
– Meetings: Các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan, nhà nước như đại hội Đảng, hội nghị trung ương Đảng,…
– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề
– Conventions: Là các buổi Hội nghị
– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hóa, xã hội
– Sporting events: Các sự kiện liên quan đến marketing
– Promotional events: Các sự kiện kết hợp với khuyến mãi và xúc tiến thương mại
– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến các sản phẩm, thương hiệu,…
>>>Có thể bạn quan tâm: Tìm việc làm tiếng trung tại đà nẵng mới nhất
Kỹ năng tổ chức sự kiện đầu – tiên hãy cố gắng thay vì bào chữa
Tôi là người chưa có kinh nghiệm
Bạn là sinh viên mới ra trường, chân ướt chân ráo dấn thân vào cái nghề cân não này. Bạn chưa có kinh nghiệm cũng như kỹ năng tổ chức sự kiện. Nhưng nếu cấp trên tin tưởng bạn và muốn giao nhiệm vụ đó thì họ nghĩ rằng bạn là người có khả năng đảm nhận được công việc đó.
Còn vấn đề là ở bạn: Bạn cảm thấy tự ti vì chưa có kinh nghiệm nhiều. Sau đó, có xảy ra sai sót thì bạn lại né tránh trách nhiệm và đổ lỗi với lý do: Tôi là người chưa có kinh nghiệm. Thay vì việc bạn tự ti thì tại sao bạn không cố gắng hết sức mình để giải quyết công việc lúc này cho tốt? Nếu trong quá trình làm việc bạn gặp khó khăn, bạn hoàn toàn có thể nhờ đến sự giúp đỡ của đồng nghiệp, chia sẻ khối lượng công việc đó với họ để dần dần tích lũy kinh nghiệm cho bản thân.
Bạn hãy nhớ rằng việc bạn tránh né trách nhiệm quá nhiều sẽ khiến cho bản thân bạn đánh mất đi quyền lợi và cản trở cơ hội thăng tiến, phát triển. Hãy biết cách tận dụng những khó khăn đó để vượt qua những thử thách gian nan, chứng minh bản thân chắc chắn bạn sẽ làm được.
Tôi không phải là người quản lý sự kiện giỏi
Trước khi để trở thành một người quản lý sự kiện giỏi, thì họ cũng đã từng có quãng thời gian gặp phải những khó khăn giống như bạn hiện tại. Nhưng người giỏi thì khác với người chưa giỏi ở chỗ: Họ biết vượt qua những khó khăn trở ngại và cố gắng trau dồi kiến thức, kỹ năng tổ chức sự kiện một cách không ngừng nghỉ. Và quan trọng nhất là điểm chung của những người thành công là họ tin vào bản thân mình.
Đừng ngần ngại mà hãy trình bày tất cả những đề xuất, ý tưởng mà bạn cho rằng sẽ khiến event thêm ấn tượng hơn. Biết đâu ý tưởng mới lạ của bạn sẽ trở thành điểm nhấn sáng giá cho chương trình đó. Hãy tự tin và đặt niềm tin vào bản thân mình, thoải mái thể hiện khả năng sáng tạo của bạn.
Tôi đã áp dụng tất cả các ý tưởng
Tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi sự sáng tạo và luôn sáng tạo. “Tất cả những ý tưởng đã được áp dụng” thực chất chỉ là lời bào chữa cho việc bạn không nghĩ ra được một ý tưởng mới lạ nào cho chương trình.
Đầu tiên, bạn hãy tự hỏi bản thân, liệu rằng bạn đã cố gắng hết sức khả năng của mình để động não suy nghĩ và tìm kiếm ý tưởng cho sự kiện này chưa? Hay bạn đang đi theo lối mòn, nơi đã được lập trình một chế độ tùy chọn sẵn có với những ý tưởng cũ kia.
Không phải lúc nào bạn muốn là ý tưởng sẽ có ngay. Đừng đặt nặng vấn đề việc phải nghĩ ra một ý tưởng độc đáo, hay hơn trong thời gian ngắn. Hãy giữ cho mình tinh thần thư giãn, thoải mái nhất, làm những công việc mình thích hoặc tìm cách biến tấu nó để thành điều mới mẻ dựa trên những thứ có sẵn. Khi đó, ý tưởng đó có thể sẽ đến với bạn mà bạn không ngờ tới.
Công việc đó không phải là trách nhiệm của tôi
Bất kỳ một event nào cũng đều có một đội ngũ ekip tổ chức, bao gồm nhiều người phụ trách các công việc riêng rẽ, phối hợp với nhau. Làm việc với tập thể nghĩa là bạn phải được hưởng quyền lợi chung và cùng có trách nhiệm chung. Do đó công việc do người khác phụ trách gặp sai sót không có nghĩa là bạn không có phần trách nhiệm và không cần tìm cách để giải quyết sự cố đó.
Thái độ chối bỏ trách nhiệm sẽ thể hiện bạn là người thiếu sự chuyên nghiệp, khiến cho các thành viên khác cảm thấy bị cô lập và làm ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của tập thể. Hãy đặt mình vào vị trí của người khác, sẵn sàng giúp đỡ khi đồng nghiệp cần. Một event thành công một phần là nhờ vào sự gắn kết và phối hợp ăn ý của tất cả mọi người trong cả ekip tổ chức. Gắn kết là một kỹ năng tổ chức sự kiện mà bạn nhất định phải có nếu như bạn trở thành một Event Planner thực thụ.
Tôi không có đủ thời gian
Đây có lẻ là lý do khá hợp lý cho việc bạn đang chẫm trễ deadline với khách hàng. Nhưng đối với một người Event Planner chuyên nghiệp khi nhận yêu cầu từ khách hàng, họ sẽ dành thời gian để xây dựng kế hoạch cụ thể với timeline chi tiết, cụ thể. Luôn hoàn thành đúng tiến độ với mọi công việc.
Đừng đổ lỗi cho những người khác làm việc lề mề hoặc chưa rõ thông tin của hạng mục. Đây chính là công việc của bạn, bạn là người có trách nhiệm giải quyết công việc và đảm bảo mọi thứ được diễn ra đúng kế hoạch.
Hãy quản lý thời gian, khối lượng công việc chặt chẽ, phân công công việc đúng với chuyên môn.
Kỹ năng thứ hai – Trau dồi kinh nghiệm, học hỏi, nâng cao kiến thức
Kiến thức về marketing và branding
Mục đích tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp, công ty thường nhằm để truyền thông và quảng bá sản phẩm, thương hiệu. Do đó, một Event Planner cần phải có kiến thức vững chắc về marketing/ Branding để xây dựng một chương trình phù hợp với sản phẩm, truyền tải thông điệp của thương hiệu và thu hút đúng khách hàng mục tiêu.
Khả năng lập ra kế hoạch, quản lý và tổ chức
Đây là những kỹ năng tổ chức sự kiện cơ bản mà hầu hết các Event Planner đều nghĩ rằng mình đã có. Nhưng có một điều mà bất cứ ai cũng phải thừa nhận là: Làm thì dễ, làm giỏi mới khó. Sau mỗi event, hãy rút ra cho mình những bài học kinh nghiệm xương máu, bạn sẽ dần biết cách lập ra kế hoạch, quản lý, tổ chức event hiệu quả, hoàn hảo.
Khả năng sáng tạo ý tưởng
Chúng ta thường bị ấn tượng bởi những thứ mà họ chưa từng nghĩ đến. Do đó khả năng sáng tạo của bạn sẽ đem đến những ý tưởng mới mẻ, khác biệt, đột phá cho event.
Hiểu biết về nghệ thuật và công nghệ
Nghệ thuật và công nghệ là hai yếu tố không thể tách rời ra khỏi mỗi chương trình tổ chức sự kiện. Bạn có khả năng sáng tạo ý tưởng, nhưng bạn không biết cách truyền đạt, thực hiện nó thì ý tưởng đó sẽ trở nên vô dụng.
Để ý tưởng trở nên độc đáo nhưng vẫn đảm bảo được yếu tố khả thi, hiệu quả, thì bạn cần hiểu biết và có nhiều kinh nghiệm về nghệ thuật, đồng thời cập nhật thường xuyên các kỹ thuật công nghệ mới nhất để áp dụng vào các màn trình diễn.
Kỹ năng tổ chức sự kiện thứ ba: Nắm bắt tâm lý khách hàng
Biết cách tạo ấn tượng
Thời gian bạn tiếp xúc với khách hàng lần đầu tiên chính là lúc để bạn gây ấn tượng với họ. Hãy luôn thể hiện sự chuyên nghiệp dù bạn gặp mặt trực tiếp hay tiếp xúc với khách hàng qua điện thoại, chat, email,… Khách hàng sẽ đánh giá cao việc này có ấn tượng đẹp nhất định khi họ chưa sử dụng dịch vụ.
Đem lại cảm giác thân thiện
Đối tượng khách hàng của bạn là các công ty, doanh nghiệp,… Nhưng người đại diện cho những tổ chức đó đến làm việc với bạn thì có thể là một người quản lý, một nhân viên.
Việc đem đến một cảm giác thân thiện, dù là với khách hàng nào cũng luôn khiến họ thấy gần gũi, thoái mái và dễ dàng chia sẻ những khó khăn, nhu cầu với bạn.
Quan tâm đến khách hàng tiềm năng
Ai cũng thế, đều thích cảm giác được người khác quan tâm. Với nghề tổ chức sự kiện – cái nghề mà chất lượng được đánh giá, đo lường bằng sự cảm nhận, thì việc bạn quan tâm đến khách hàng tiềm năng luôn đặt lên trước. Đây cũng là cách làm việc thiết thực, sáng giá để biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng ruột.
Hỗ trợ tối đa nhu cầu của khách hàng
Bạn đừng nên chỉ tập trung vào những điều khách hàng muốn. Một người có khả năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là người biết cung cấp những gì mà khách hàng cần. Hãy tư vấn những thông tin hữu ích và hỗ trợ khách hàng ngay cả những công việc mà họ không thuê bạn. Thể hiện bạn là người làm việc có trách nhiệm, không chỉ vì tiền bạc.
Xây dựng sự uy tín
Một khi bạn đã gây được sự uy tín đối với khách hàng thì họ sẽ sẵn lòng giới thiệu về thương hiệu và dịch vụ của bạn với người thân. Hãy tận dụng hiệu ứng này sâu hơn nữa bằng những kỷ năng chuyên nghiệp.
Xem Thêm:
Kết luận
Trên đây là những thông tin về tổ chức sự kiện là gì? những kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện ra sao. Đây là 1 người tổ chức sự kiện, cần phải đặc biệt nhạy cảm với các rủi ro. Để có thể quản lý và xử lý được các rủi ro, cần nhanh chóng xác nhận dạng vấn đề / tình huống để có thể kịp thời đánh giá và xử lý.
Cần có một phương pháp logic có hệ thống, bao gồm thiết lập bối cảnh, xác định, phân tích, đánh giá, xử lý, giám sát và chia sẻ rủi ro có liên quan với tất cả các hoạt động khác, chức năng, quá tình để giảm thiểu thiệt hại và tối đa hoá cơ hội. Ngoài ra các bạn hãy trao dồi thêm nhiều kỹ năng văn phòng để có thêm nhiều kỹ năng hữu ích khác. Chúc các bạn thành công.
