Microsoft Word vẫn là một trong những lựa chọn ưu tiên hàng đầu của những người làm văn phòng và sinh viên mặc dù ngày nay có khá nhiều ứng dụng văn phòng hữu ích cho việc soạn thỏa văn bản. Việc đánh máy, soạn thảo văn bản là không quá khó khăn nhưng làm thế nào để đúng chuẩn, gây ấn tượng cho người đọc là không hề dễ dàng. Vậy kỹ năng soạn thảo văn bản cần có những nguyên tắc gì? Hãy cùng việc làm fast winner tìm hiểu trong bài viết này nhé.
Nguyên tắc giúp bạn nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản
– Hạn chế lỗi sai chính tả
Viết đúng chính tả là một trong những yêu cầu cơ bản nhất trong việc soạn thảo văn bản. Nếu như bạn không cẩn thận, trình bày cầu thả và thường xuyên viết sai chính tả các câu từ sẽ khiến cho người đọc gặp nhiều khó khăn trong việc hiểu được ý nghĩa của chủ đề bạn muốn truyền tải. Do đó sau khi viết xong, bạn cần phải kiểm tra lại để chắc chắn không sai lỗi chính tả nào.
Có rất nhiều người gặp lỗi sai khi áp dụng các quy tắc sử dụng dấu câu trong quá trình soạn thảo văn bản. Mỗi một loại dấu câu sẽ có những yêu cầu sử dụng khác nhau, vì vậy bạn nên tìm hiểu kỹ trước khi sử dụng.
Ví dụ như khi kết thúc câu dấu chấm được nằm ở cuối câu, sát chữ cuối cùng và có khoảng cách trước khi có một câu mới. Còn với dấu chấm hỏi thì sau đứng sau nó phải được viết hoa chữ cái đầu.
– Đơn giản, tập trung vào vấn đề
Không giống với PowerPoint hay Excel, nội dung thể hiện trên Word chủ yếu là văn bản có rất nhiều chữ. Do đó mà người viết cần phải chú ý tập trung đi thẳng vào trọng tâm bài viết để người đọc dễ hiểu và dễ dàng theo dõi, nắm bắt.
Không nên diễn đạt dài dòng, quanh co và tránh ngắt câu khi chưa đủ nghĩa. Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng những từ nối, nó sẽ giúp cho người đọc nhanh chóng bắt được ý nghĩa chính của chủ đề bạn muốn diễn đạt.
– Chọn font chữ phù hợp, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn
Trước khi soạn thảo văn bản bạn cần chọn font chữ phù hợp với nội dung sẽ gây ấn tượng cho người đọc và giúp bạn truyền tải thông điệp tốt hơn.
Microsoft Word cung cấp cho người dùng lượng font chữ đa dạng, mỗi font sẽ có một đặc điểm khác nhau. Những font như Helvetica, Garamond, Futura,… sẽ phù hợp cho việc in ấn hoặc xem trực tiếp trên bản in khá tốt, còn những font Arial, Lucida Sans,… sẽ thích hợp khi xem trên thiết bị kỹ thuật số hơn.
Một ưu điểm nưa khi soạn thảo văn bản là bạn có thể thay đổi cỡ chữ và định dạng văn bản với nhiều màu sắc khác nhau nhằm thu hút người đọc. Nhưng bạn cũng không lạm dụng điều này mà sử dụng quá nhiều màu trong văn bản sẽ làm người đọc rối mắt.
Ngoài ra để nhấn mạnh nội dung người viết có thể sử dụng định dạng in đậm, in nghiêng hoặc gạch chân. Mặt khác, bạn cần phải cân đối tần suất, lượng màu sắc và định dạng xuất hiện trong văn bản để nhằm tối ưu hiển thị.
– Chọn kích thước và căn lề giấy đúng tiêu chuẩn
Việc này thể hiên sự tỉ mỉ, chuyên nghiệp trong công việc. Hầu hết các tài liệu văn phòng khi in ấn sẽ dùng khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm). Dưới đây là định dạng lề trang phổ biến cho khổ giấy A4 ở công sở:
- Lề trên: cách mép trên 20 – 25 mm
- Lề dưới: cách mép dưới 20 – 25 mm
- Lề trái: cách mép bên trái 30 – 35 mm
- Lề phải: cách mép bên phải 15 – 20 mm
Có vài trường hợp đặt biệt, định dạng lề sẽ được thay đổi để phù hợp với tiêu chí của người sử dụng. Người viết có thể chọn khoảng cách và kích thước lề mới để thích hợp với mục đích sử dụng.
– Căn chỉnh các đoạn văn bản
Căn chỉnh đoạn văn bản là tính năng có trong Microsoft Word giúp cho người dùng có thể kiểm soát được việc hiển thị nội dung trên giấy.
Trong một số trường hợp, Align left và Justify là lựa chọn tối ưu khi thể hiện đoạn văn bản dài. Một số trường đại học yêu cầu bạn sử dụng Justify khi trình bày các bài tiểu luận để trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn.
– Phần mở đầu
Ngoài trình bày khoa học và đúng chuẩn, một văn bản hoàn hảo còn cần có nội dung gắn kết. Phần mở đầu sẽ là lời dẫn trước khi vào nội dung chính thức. Bạn có thể sử dụng một số định dạng đặc biệt của Word để hiển thị chữ cái đầu dòng to hơn để thu hút người đọc. Đoạn tiếp theo bạn có thể lùi vào để tạo thêm điểm nhấn.
– Sử dụng hình ảnh
Một văn bản quá dài và toàn là chữ sẽ khiến người đọc rối mắt và lười đọc. Do đó để giúp bài viết được sinh động hơn bạn có thể thêm nội dung vào hình ảnh để minh họa, giúp người đọc dễ hiểu nội dung bài viết hơn.
– Khoảng cách dòng phù hợp
Có vài trường hợp để tiết kiệm giấy, người soạn thảo văn bản chọn cỡ chữ hoặc thu hẹp khoảng cách giữa các dòng làm cho văn bản rối mắt hơn. Ngược lại, có trường hợp lại muốn dàn trải văn bản ra cho đủ giấy, người viết chọn cỡ chữ to hoặc kéo dãn khoảng cách dòng, làm cho văn bản thiếu thẩm mỹ và trông rời rạc.
Tùy vào nhu cầu riêng khi soạn thảo văn bản mà người dùng có những tùy chỉnh về khoảng cách dòng khác nhau. Với văn bản thông thường, khoảng cách dòng thường là 1.2 hoặc 1.5 lines. Đây là khoảng cách dòng thích hợp nhất để trình bày văn bản, vừa đảm bảo tính thẩm mỹ lại giúp cho người đọc dễ dàng theo dõi nội dung.
– Chia nhỏ đoạn văn bản và đặt tiêu đề
Với những văn bản quá dài như các báo cáo chuyên đề, tiểu thuyết, phóng sự trên báo chí,… thì thông tin và số lượng từ xuất hiện rất nhiều khiến người đọc có thể gặp khó khăn khi nắm bắt được trọng tâm của nội dung.
Với những văn bản này thì bạn chia nhỏ thành các mục với tiêu đề từng mục, từng chương, cũng có thể tạo mục lục để người đọc tìm kiếm nhanh chóng và dễ dàng hơn. Cách này vừa khoa học lại giúp người đọc dễ quản lý được nội dung.
– Ngắt trang (Page break), ngắt đoạn (Section break)
Word cung cấp cho người dùng những công cụ hỗ trợ ngắt trang để không cần phải Enter nhiều lần khi soạn văn bản.
Ngoài ra MS Word còn để chia văn bản ra thành nhiều đoạn, giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa bố cục cho từng đoạn mà không làm ảnh hưởng đến các đoạn còn lại.
Có 4 tùy chọn cho việc tách các đoạn trong MS Word:
- Next Page: tách đoạn sang trang kế tiếp
- Continuous: chia đoạn trong cùng một trang
- Even Page: tạo section mới bắt đầu ở trang chẵn kế tiếp
- Odd Page: tạo section mới bắt đầu tại trang lẻ kế tiếp
Xem Thêm:
- Kỹ năng cần có của telesale là gì ?
- Kỹ năng lãnh đạo là gì ?
- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả
Kết luận
Trên đây là những chia sẽ về kỹ năng soạn thảo văn bản dành cho các bạn tham khảo. Hy vọng qua bài viết này sẽ hữu ích đối với các bạn trong công việc nói chung và việc làm tiếng trung tại hà nội nói riêng đạt hiệu quả tốt nhất. Chúc các bạn thành công.
